Die Auswahl an ERP-Systemen auf dem Markt ist groß. Eine geeignete Lösung zu finden, die auch langfristig für das Unternehmen von Nutzen ist, ist keine leichte Aufgabe. Folgende Kriterien helfen dabei, aus der Vielzahl der Angebote die ungeeigneten Systeme herauszufiltern und eine Vorauswahl zu treffen.
Rahmenbedingungen klären
Zunächst sollten einige grundlegende Aspekte in die Überlegung mit aufgenommen werden. Geklärt werden muss z. B., welches Budget für die Anschaffung eines Systems zur Verfügung steht. Auch die Unternehmensstruktur ist von Bedeutung. Arbeitet das Unternehmen national, international, gibt es Tochtergesellschaften und wie wird das ERP-System genutzt (Lizenzformen; Concurrent User versus Named-User)? Weitere Rahmenbedingungen werden durch die bestehende IT-Landschaft vorgegeben. Das ERP-System muss in diese integrierbar sein. Kriterien können bspw. Betriebs- und Datenbanksysteme sein.
Funktionale Abdeckung
Im Bereich der Funktionalität müssen Kriterien für die Teilgeschäftsprozesse der Bereiche Vertrieb, Lagerwirtschaft, Einkauf, Produktion, Rechnungswesen und Personalwirtschaft definiert werden, die das System abdecken soll. Man sollte sich zunächst auf die wesentlichen Funktionen konzentrieren. Details werden erst in der Endauswahl benötigt.
Branchenlösungen
Gehört man einer bestimmten Branche an, sollte man sich auf dem ERP-Markt umsehen, ob es bereits Lösungen gibt, die spezielle Funktionen der Branche abdecken. Sonst kann es teuer werden, da durch eine branchenspezifische Anpassung zusätzliche Kosten entstehen.
Anbieterleistungen
Man sollte sich mit den Kompetenzen und der Leistungsfähigkeit des ERP-Anbieters und dessen Partner vertraut machen. Hierbei sollte man neben den Referenzen auch einen Blick auf das Serviceangebote des Partners werfen. Welche Unterhaltskosten sind im Paketpreis inklusive, welche Investitionen kommen noch dazu (Updates, Schulungen, etc.)?
Nach dieser Phase sollten drei bis fünf Systeme identifiziert sein, für die konkrete Angebote eingeholt werden. Durch eine Detaillierung der Vorauswahl-Kriterien und weitere Informationsbeschaffungen durch Systempräsentationen, Referenzbesuche, Workshops oder auch Testinstallationen sollte ein gutes Bild über die Systeme vorhanden sein.
Im nächsten Schritt wird ein Pflichtenheft erstellt, das die erforderlichen Funktionalitäten detailliert beschreibt. Dieses dient als Grundlage für Vertragsverhandlungen mit demjenigen Anbieter, der den Zuschlag bekommt.
Autorin: Christine Scheid; Quelle: Klüpfel, S., Mayer, T.: Checkliste und Kriterienkatalog zur Unterstützung der Softwareauswahl in Kleinst- und Kleinbetriebe
